Sie geben „beste Hausverwaltung Österreich“ oder „gute Hausverwaltung Wien“ bei Google ein. Was Sie finden: Hochglanz-Versprechen und Begriffe wie „kundenorientiert“, „kompetent“ oder „zuverlässig“. Klingt gut – sagt zunächst aber wenig darüber aus, wie eine Hausverwaltung im Alltag tatsächlich arbeitet. Denn Hand aufs Herz: Wenn Sie Eigentümer, Mitglied einer Eigentümergemeinschaft oder Bauträger sind, wissen Sie, dass nicht das Werbeversprechen entscheidet. Relevant wird es bei der nächsten Abrechnung, einer notwendigen Sanierung, einem gemeldeten Schaden oder dann, wenn unterschiedliche Interessen aufeinandertreffen. Deshalb liefern wir Ihnen keine weiteren Superlative, sondern sieben konkrete Kriterien, mit denen Sie eine Hausverwaltung vergleichen können. Ehrlich, nachvollziehbar und offen genug, dass Sie diesen Maßstab auch an uns anlegen können. Die 7 Kriterien für eine gute Hausverwaltung im Überblick Erreichbarkeit, die im Alltag funktioniert Nachvollziehbare, fristgerechte Abrechnung Vorausschauende statt reaktive Instandhaltung Fachkompetenz und ein verlässliches Team Unabhängigkeit – besonders bei Bauträger-Erstverwaltungen Digitale, dokumentierte Prozesse Kommunikation, die alle Beteiligten einbezieht Zusätzlich thematisieren wir in diesem Blog auch: Ist die IMV die richtige Hausverwaltung für Ihre Liegenschaft? Hausverwaltung wechseln: Kündigungsfrist bis 30. September beachten Fazit: Diese Kriterien unterstützen im Auswahlprozess Häufig gestellte Fragen (FAQ) 1. Erreichbarkeit, die im Alltag funktioniert „Meine Hausverwaltung ist nicht erreichbar“ gehört zu den häufigsten Kritikpunkten der Branche. Gute Erreichbarkeit bedeutet allerdings nicht, dass jeder Anruf sofort persönlich entgegengenommen oder jedes Problem unmittelbar gelöst werden kann. Viele Anliegen müssen zuerst geprüft, mit Eigentümer:innen. ggf. Versicherungen abgestimmt oder an geeignete Fachfirmen weitergegeben werden. Mehr dazu hier. Entscheidend ist deshalb, was nach einer Anfrage passiert: Wird sie zentral erfasst? Wird sie priorisiert? Bleibt der Bearbeitungsstand nachvollziehbar? Und erhalten die betroffenen Personen eine Rückmeldung, wenn sich etwas verändert? Darauf sollten Sie achten: Über welche Kanäle können Anliegen gemeldet werden? Per Mail, Telefon oder einer eigenen Plattform, wie IMV-Online? Erhalten Sie eine Ansprechperson, oder werden Anliegen über ein Callcenter bearbeitet? Werden Meldungen zentral dokumentiert? Kann der Bearbeitungsstand nachvollzogen werden? Werden Betroffene über wesentliche Entwicklungen informiert? Gibt es eine Regelung für dringende Fälle außerhalb der Bürozeiten? Eine seriöse Hausverwaltung verspricht nicht, immer sofort eine fertige Lösung zu haben. Sie sorgt aber dafür, dass ein Anliegen nicht verloren geht und nachvollziehbar weiterbearbeitet wird. Bei der IMV arbeiten wir nach genau diesem Prinzip. Anliegen werden strukturiert erfasst und den jeweiligen Prozessen zugeordnet. Über IMV-Online können Mieter:innen und Eigentümer:innen außerdem Meldungen übermitteln, Dokumente abrufen und Informationen rund um ihre Liegenschaft einsehen. Für dringende Fälle außerhalb unserer Bürozeiten steht ein 24-Stunden-Service zur Verfügung. Details IMV-Bereitschaftsdienst 2. Nachvollziehbare und fristgerechte Abrechnungen Eine Hausverwaltung trägt Verantwortung für erhebliche finanzielle Mittel. Abrechnungen sollten daher nicht nur formal korrekt und fristgerecht, sondern auch verständlich aufgebaut sein. Im Vollanwendungsbereich des Mietrechtsgesetzes muss die Betriebskostenabrechnung grundsätzlich bis spätestens 30. Juni des Folgejahres gelegt beziehungsweise an geeigneter Stelle zur Einsicht aufgelegt werden. Die gesetzliche Grundlage dafür bildet § 21 Abs. 3 MRG. Für Eigentümer:innen zählt jedoch nicht nur die Einhaltung einer Frist. Sie sollten auch nachvollziehen können: welche Kosten angefallen sind wie sich einzelne Positionen zusammensetzen wie sich die Rücklage entwickelt hat ob offene Forderungen bestehen welche größeren Ausgaben oder Investitionen absehbar sind Transparenz bedeutet nicht, möglichst viele Zahlen zu übermitteln. Eine gute Hausverwaltung bereitet finanzielle Informationen so auf, dass Eigentümer:innen Zusammenhänge verstehen und auf dieser Grundlage fundierte Entscheidungen treffen können. Wenn Sie bei Abrechnungen regelmäßig lange nachfragen müssen, weil Positionen unklar bleiben, ist das ein Warnsignal. 3. Vorausschauende statt rein reaktive Instandhaltungsplanung Gute Hausverwaltung zeigt sich nicht nur darin, wie auf akute Schäden reagiert wird. Ebenso wichtig ist, ob der Zustand der Liegenschaft laufend im Blick behalten und absehbarer Handlungsbedarf rechtzeitig aufgezeigt wird. Fragen Sie daher konkret nach: Gibt es eine längerfristige Planung für Dach, Fassade, Haustechnik oder Aufzug? Werden notwendige Maßnahmen frühzeitig angesprochen? Oder wird erst gehandelt, wenn ein Problem bereits akut geworden ist? Zu einer vorausschauenden Betreuung gehören unter anderem: regelmäßige Begehungen und Zustandskontrollen frühzeitiges Aufzeigen notwendiger Maßnahmen Einholung und Vergleich geeigneter Angebote realistische Kosten- und Finanzierungsübersichten Koordination beschlossener Maßnahmen Berücksichtigung von Energieeffizienz und langfristigem Werterhalt langfristige Wirtschaftspläne für die Liegenschaft Nicht jeder Schaden lässt sich verhindern. Eine professionelle Hausverwaltung hilft aber dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und Entscheidungen nicht erst unter Zeitdruck treffen zu müssen. Wie die IMV langfristig und werterhaltend plant, erfahren Sie auf unseren Leistungsseiten nach Objektart. IMV-Hinweis zur Rollenverteilung: Die Hausverwaltung entscheidet nicht anstelle der Eigentümer:innen und führt Reparaturen nicht selbst aus. Sie bereitet Entscheidungsgrundlagen auf, koordiniert geeignete Fachfirmen und begleitet die beschlossenen Maßnahmen. 4. Fachkompetenz und ein verlässliches Team Hausverwaltung bewegt sich täglich zwischen technischen Anforderungen, gesetzlichen Vorgaben, wirtschaftlichen Interessen und menschlicher Kommunikation. Eine einzelne Person kann nicht in jedem dieser Bereiche gleichermaßen spezialisiert sein. Deshalb ist neben einer persönlichen Ansprechperson auch die Organisation im Hintergrund entscheidend. Gute Betreuung darf nicht davon abhängen, dass eine bestimmte Person jederzeit verfügbar ist. Achten Sie auf folgende Punkte: Gibt es spezialisierte Fachbereiche für Buchhaltung, Recht und technische Themen? Kann bei komplexen Fragen auf entsprechendes Fachwissen zurückgegriffen werden? Ist die Betreuung auch bei Urlaub oder Krankheit abgesichert? Bleibt Wissen über die Liegenschaft im Unternehmen erhalten? Besteht Erfahrung mit vergleichbaren Immobilien? Bei der IMV wird jede Liegenschaft von einem Team begleitet. Immobilienmanager:in, Assistenz, Buchhaltung und weitere Fachbereiche arbeiten dabei zusammen. Die persönliche Betreuung bleibt erhalten, während im Hintergrund die notwendige fachliche und organisatorische Unterstützung zur Verfügung steht. 5. Unabhängigkeit der Hausverwaltung – gerade bei Bauträger-Erstverwaltung Dieses Kriterium fehlt in vielen Ratgebern, ist aber gerade bei Neubauprojekten besonders wichtig. Die erste Hausverwaltung wird häufig bereits durch den Bauträger vorgesehen. Das kann organisatorisch sinnvoll sein, sollte aber transparent erfolgen. Bestehen enge wirtschaftliche oder organisatorische Verbindungen, können insbesondere bei Baumängeln oder Gewährleistungsfragen Interessenkonflikte entstehen. Eine unabhängige Hausverwaltung sollte die Interessen der Eigentümergemeinschaft professionell vertreten und offene Mängel konsequent dokumentieren – unabhängig davon, wer sie ursprünglich bestellt hat. Bauträger und künftige Eigentümer sollten deshalb fragen: Ist die Verwaltung wirtschaftlich unabhängig? Werden mögliche Interessenkonflikte offengelegt? Wie werden Baumängel und Gewährleistungsthemen dokumentiert? Gibt es Erfahrung mit der Übernahme und Erstverwaltung von Neubauprojekten? Wie werden Informationen vom Bauträger an die Eigentümergemeinschaft übergeben? Wer von Beginn an auf eine unabhängige, professionell organisierte Erstverwaltung setzt, schafft Vertrauen bei Käufer:innen und eine stabile Grundlage für die spätere Zusammenarbeit in der Eigentümergemeinschaft. 6. Digitale und dokumentierte Prozesse Digitale Hausverwaltung ist mehr als ein Online-Portal. Entscheidend ist, ob Anliegen, Beschlüsse, Dokumente und laufende Maßnahmen so erfasst werden, dass ihr Verlauf auch später nachvollziehbar bleibt. Wurde eine Schadensmeldung weitergeleitet? Wann wurde ein Angebot angefordert? Welche Maßnahme wurde beschlossen? Ohne verlässliche Dokumentation bleibt im Zweifelsfall Aussage gegen Aussage. Gute digitale Prozesse sorgen dafür, dass: Anliegen zentral erfasst werden Dokumente sicher verfügbar sind Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben Wissen nicht ausschließlich in einzelnen E-Mail-Postfächern liegt relevante Informationen bei personellen Veränderungen erhalten bleiben Digitalisierung ist dabei kein Selbstzweck. Sie soll Abläufe transparenter machen und die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung, Eigentümer:innen und Bewohner:innen erleichtern. Mehr zu IMV-Online 7. Kommunikation, die alle Beteiligten einbezieht Der Blick auf Hausverwaltung wird häufig nur aus der Perspektive der Eigentümer:innen erzählt. Das ist verständlich, denn sie schließen den Verwaltungsvertrag ab. Im Alltag erleben jedoch auch Bewohner:innen, Mieter:innen, Dienstleister und andere Beteiligte die Qualität einer Verwaltung. Tipp aus der IMV: Eine gute Hausverwaltung verspricht nicht, es allen recht zu machen. Sie erklärt Zuständigkeiten, rechtliche Rahmenbedingungen und nächste Schritte verständlich. Bei unterschiedlichen Interessen moderiert sie sachlich und schafft eine belastbare Grundlage für Entscheidungen. Für Bewohner:innen zeigt sich gute Kommunikation beispielsweise daran, dass: Meldungen ernst genommen und nachvollziehbar bearbeitet werden Informationen verständlich formuliert sind erklärt wird, wer für ein Anliegen zuständig ist auch unangenehme Entscheidungen transparent begründet werden der Umgang respektvoll und auf Augenhöhe bleibt Besonders bei Eigentümerversammlungen, größeren Sanierungen oder Konflikten innerhalb der Hausgemeinschaft zeigt sich, wie professionell eine Verwaltung kommuniziert. Hausverwaltung wechseln: Kündigungsfrist bis 30. September beachten Wenn Anliegen wiederholt unbeantwortet bleiben, Abrechnungen nicht nachvollziehbar sind oder das Vertrauen dauerhaft fehlt, kann ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll sein. Bei unbefristeten Verwaltungsverträgen einer Wohnungseigentümergemeinschaft gilt grundsätzlich eine Kündigungsfrist von drei Monaten zum Ende der Abrechnungsperiode. Entspricht diese dem Kalenderjahr, muss die Kündigung spätestens am 30. September wirksam zugehen, damit der Verwaltungsvertrag mit Jahresende beendet werden kann. Die gesetzliche Grundlage bildet § 21 WEG 2002. Für den Wechsel ist grundsätzlich ein entsprechender Beschluss der Eigentümergemeinschaft notwendig. Da Vertragsart, Laufzeit und individuelle Vereinbarungen relevant sind, sollte die konkrete rechtliche Situation vorab geprüft werden. Wer einen Wechsel überlegt, sollte außerdem frühzeitig Angebote einholen. So bleibt ausreichend Zeit, Leistungen zu vergleichen, offene Fragen zu klären und eine geordnete Übergabe vorzubereiten. Unterhalten wir uns Ist die IMV die richtige Hausverwaltung für Ihre Liegenschaft? Welche Hausverwaltung die beste Wahl ist, hängt immer von Ihren individuellen Anforderungen ab. Die IMV wurde 1993 in Wien gegründet und ist heute Österreichs größte private Hausverwaltung. Wir verbinden die persönliche Betreuung vor Ort mit der Fachkompetenz spezialisierter Teams (Recht, Buchhaltung, Technik) und den Einkaufsvorteilen einer großen Unternehmensgruppe. Egal ob Wohnungseigentum, Zinshaus oder Neubau-Erstverwaltung: Unser Anspruch ist nicht, uns selbst zur „besten“ Hausverwaltung zu erklären – sondern durch transparente Arbeit, vorausschauende Planung und Erreichbarkeit jeden Tag dafür zu sorgen, dass Ihre Immobilie optimal betreut wird. Leistungen der IMV Fazit: Kriterien statt Werbeversprechen Die beste Hausverwaltung ist nicht automatisch jene, die am lautesten wirbt oder am freundlichsten wirkt. Qualität zeigt sich im laufenden Betrieb: Eine gute Hausverwaltung sorgt dafür, dass Entscheidungen fundiert vorbereitet, Fachfirmen koordiniert und beschlossene Maßnahmen verlässlich begleitet werden. WIR MACHEN DAS. Stressfrei zur IMV Jetzt Angebot einholen Unverbindlich anfragen Häufig gestellte Fragen (FAQ) Was zeichnet eine gute Hausverwaltung aus?+ Eine gute Hausverwaltung zeichnet sich durch nachvollziehbare Abrechnungen, dokumentierte Prozesse, fachliche Kompetenz, vorausschauende Planung und verständliche Kommunikation aus. Sie sorgt dafür, dass Anliegen verlässlich bearbeitet werden und die Betreuung auch bei Urlaub oder Krankheit sichergestellt bleibt. Welche Kriterien sind für eine gute Hausverwaltung wichtig?+ Eine gute Hausverwaltung zeichnet sich vor allem durch verlässliche Erreichbarkeit, transparente und fristgerechte Abrechnungen sowie eine vorausschauende Instandhaltung der Liegenschaft aus. Ebenso entscheidend sind hohe Fachkompetenz, Unabhängigkeit gegenüber Bauträgern, moderne digitale Prozesse und eine klare Kommunikation auf Augenhöhe. Diese Kriterien sichern den nachhaltigen Werterhalt der Immobilie und entlasten Eigentümer verlässlich im Alltag. Welche ist die beste Hausverwaltung in Österreich?+ Eine pauschal beste Hausverwaltung gibt es nicht. Entscheidend ist, welche Verwaltung zu den Anforderungen der jeweiligen Liegenschaft passt. Eigentümer:innen sollten Erfahrung, Leistungsumfang, Teamstruktur, Prozesse, Erreichbarkeit und Kosten sorgfältig vergleichen. Welche Vorteile bietet eine große Hausverwaltung?+ Eine große Hausverwaltung kann auf spezialisierte Fachbereiche, geregelte Vertretungen und umfassendere digitale Strukturen zurückgreifen. Durch gebündelte Abnahmemengen, Rahmenvereinbarungen und gruppenweite Verhandlungen können außerdem wirtschaftliche Vorteile für die betreuten Liegenschaften entstehen. Entscheidend ist, dass diese Möglichkeiten mit einer persönlichen Betreuung verbunden werden. Wann kann man die Hausverwaltung kündigen?+ Ein unbefristeter Verwaltungsvertrag einer Wohnungseigentümergemeinschaft kann grundsätzlich unter Einhaltung einer dreimonatigen Frist zum Ende der Abrechnungsperiode gekündigt werden. Endet diese am 31. Dezember, muss die Kündigung spätestens am 30. September wirksam zugehen. Maßgeblich sind der konkrete Verwaltungsvertrag und die gesetzlichen Voraussetzungen. Wer entscheidet über den Wechsel der Hausverwaltung?+ Bei Wohnungseigentum entscheidet grundsätzlich die Eigentümergemeinschaft durch einen entsprechenden Beschluss über die Bestellung oder Abberufung der Verwaltung. Was kostet eine gute Hausverwaltung?+ Das Verwaltungshonorar ist nur ein Teil der tatsächlichen Kosten. Auch Leistungsumfang, fachliche Ressourcen, digitale Services und mögliche Zusatzhonorare sollten verglichen werden. Eine größere Verwaltung kann durch gebündelte Abnahmemengen und Rahmenvereinbarungen zusätzliche wirtschaftliche Vorteile ermöglichen. Das günstigste Verwaltungshonorar ist daher nicht automatisch die wirtschaftlichste Gesamtlösung. Wie läuft ein Wechsel der Hausverwaltung ab?+ Nach einem wirksamen Beschluss und der Kündigung wird eine neue Hausverwaltung bestellt. Anschließend müssen Unterlagen, Verträge, Abrechnungsdaten und laufende Vorgänge geordnet übergeben werden. Eine frühzeitige Vorbereitung erleichtert einen reibungslosen Übergang.
