Ein feuchter Fleck an der Decke, ein streikender Lift oder das sprichwörtliche „Licht aus“ im ganzen Haus – Schäden halten sich selten an Bürozeiten und sorgen meist für eins: Stress.
In solchen Momenten ist schnelles Handeln gefragt, aber auch ein kühler Kopf. Nicht jeder Kratzer an der Wand ist ein Fall für die Hausverwaltung, und nicht jeder Defekt ist ein lebensbedrohlicher Notfall. Damit im Ernstfall keine wertvolle Zeit verloren geht und Sie genau wissen, wer für die Reparatur zuständig ist (und wer sie bezahlt), haben wir die wichtigsten Fragen rund um das Mängelmanagement für Sie zusammengefasst. Erfahren Sie hier, wie Sie uns helfen können, Schäden blitzschnell zu beheben, und wo unsere Zuständigkeit als Hausverwaltung endet.
An wen wende ich mich bei einem Schaden in der Wohnung oder im Haus?
Als Faustregel gilt: Betrifft der Schaden das Gebäude oder die Allgemeinflächen, sind wir Ihr erster Ansprechpartner. Dazu zählen zum Beispiel:
- ein kaputtes Fenster im Stiegenhaus
- eine defekte Haustür oder Gegensprechanlage
- ein Wasserrohrbruch, auch wenn er in Ihrer Wohnung sichtbar wird, aber die Bausubstanz betrifft
Bei reinen Privatmängeln innerhalb Ihrer Wohnung – etwa eine defekte Einbauküche oder ein gesprungener Fliesenboden – wenden Sie sich bitte direkt an Ihre:n Vermieter:in oder beheben den Mangel selbst.
IMV-Hinweis: Stellt sich vor Ort heraus, dass ein gemeldeter Schaden rein privater Natur war, müssen wir die Kosten für den Einsatz an die meldende Person weiterverrechnen. Im Zweifel fragen Sie uns lieber kurz nach – das kostet nichts und schützt Sie vor unnötigen Rechnungen.
Was ist ein dringender Schaden und was kann warten?
Nachts, am Wochenende oder am Feiertag gilt derselbe Maßstab wie tagsüber: Ein Notfall ist alles mit Gefahr in Verzug – also z.B. Wasserrohrbruch, Stromausfall im gesamten Haus oder akute Einsturzgefahr.
In vielen unserer verwalteten Objekte ist dafür ein 24/7-Bereitschaftsdienst inkludiert. Er ist ausschließlich für diese akuten Fälle da, nicht als Ersatz für die reguläre Schadensmeldung während der Bürozeiten. So bleibt die Leitung für echte Notfälle frei und Sie bekommen im Ernstfall garantiert schnell Hilfe.
Warum wird nicht jeder Schaden gleich schnell bearbeitet?
Grundsätzlich sind wir bemüht, alle Schadensmeldungen so rasch wie möglich zu bearbeiten. Gleichzeitig tragen wir Verantwortung für die Sicherheit der Bewohnerinnen und Bewohner sowie für den Erhalt der Liegenschaft. Deshalb priorisieren wir eingehende Meldungen nach ihrer Dringlichkeit.
Das bedeutet: Schäden, von denen eine unmittelbare Gefahr für Personen oder die Bausubstanz ausgeht, werden bevorzugt behandelt. Weniger dringende Mängel bleiben deshalb keineswegs liegen – sie werden ebenfalls bearbeitet und im Rahmen der regulären Instandhaltung so zeitnah wie möglich organisiert.
Je nach Art des Schadens unterscheiden sich daher sowohl die Reaktionszeit als auch der weitere Ablauf – von der Beauftragung geeigneter Fachbetriebe bis hin zur Koordination der Reparatur.
Wie melde ich der Hausverwaltung einen Schaden richtig, damit er schnell bearbeitet werden kann?
Je vollständiger Ihre Schadensmeldung ist, desto schneller können wir den Fall prüfen und die nächsten Schritte einleiten. Melden Sie Schäden daher möglichst schriftlich – per E-Mail oder über unser Kundenportal.
IMV-Tipp: Geben Sie im Betreff bereits die Adresse der Liegenschaft an. Beschreiben Sie anschließend den Schaden so konkret wie möglich und senden Sie – wenn möglich – ein bis zwei aussagekräftige Fotos sowie das Datum der Feststellung mit.
Je besser wir die Situation bereits bei der Meldung einschätzen können, desto rascher können wir den passenden Fachbetrieb beauftragen und unnötige Rückfragen vermeiden.
Wie erreiche ich die IMV am besten?
Sie erreichen uns auf dem für Sie bequemsten Weg:
- Schriftlich per E-Mail – unser Favorit, weil wir Details sofort dokumentieren und Sie über jeden Schritt informieren können
- Über unser Service-Portal – für eine strukturierte, nachvollziehbare Meldung
- Telefonisch während unserer Bürozeiten
Gerade zu Stoßzeiten sind unsere Leitungen mitunter alle gleichzeitig belegt – ganz einfach, weil viele Anliegen zeitgleich eintreffen. Damit dabei niemand ins Leere läuft, unterstützt uns unsere KI-Telefonie: Ist keine Ansprechperson sofort verfügbar, nimmt sie Ihr Anliegen digital auf, erstellt automatisch ein Ticket bei der richtigen Ansprechperson und informiert diese per E-Mail. Sie müssen also nicht erneut anrufen oder nachfassen – Ihre Meldung ist erfasst und wird bearbeitet.
Wie lange dauert die Schadensbehebung durch die Hausverwaltung?
Eine pauschale Antwort gibt es darauf leider nicht. Wie lange eine Schadensbehebung dauert, hängt von der Art des Schadens, dem Schadensausmaß und den erforderlichen Sanierungsschritten ab.
Nach Eingang Ihrer Schadensmeldung prüft Ihre IMV Hausverwaltung zunächst den Sachverhalt und leitet – je nach Dringlichkeit – die notwendigen Maßnahmen ein. Dank unseres langjährigen Netzwerks an qualifizierten Fachbetrieben können wir viele Reparaturen rasch organisieren. Bis ein Schaden vollständig behoben ist, sind jedoch häufig mehrere Schritte erforderlich. Dazu zählen beispielsweise die Ursachenfeststellung, Abstimmungen mit der Gebäudeversicherung, die Beauftragung und Koordination verschiedener Fachbetriebe, die Verfügbarkeit von Ersatzteilen oder Materialien sowie – insbesondere nach einem Wasserschaden – notwendige technische Austrocknungszeiten.
Ein defektes Garagentor kann oft innerhalb kurzer Zeit repariert werden, sofern die benötigten Ersatzteile verfügbar sind. Ein größerer Wasserschaden hingegen erfordert häufig zunächst die Behebung der Ursache, Korrespondenz mit der Verssicherung, anschließend die technische Austrocknung der betroffenen Bereiche und erst danach die eigentliche Sanierung. Je nach Schadensausmaß kann dieser Prozess mehrere Wochen oder sogar Monate dauern.
Unser Ziel ist es, jede Schadensmeldung so rasch wie möglich zu bearbeiten und die Reparatur fachgerecht zu koordinieren. Denn eine nachhaltige Schadensbehebung schützt die Liegenschaft langfristig und hilft, kostspielige Folgeschäden zu vermeiden.
Warum einzelne Sanierungsschritte notwendig sind und weshalb Eigenmaßnahmen einen Schaden im schlimmsten Fall sogar vergrößern können, erfahren Sie in unserem Detailbeitrag zur Schadensbehebung.
Wer ist zuständig für die Beauftragung von Handwerkern?
Im Rahmen der ordentlichen Verwaltung übernehmen wir als Hausverwaltung die Beauftragung der notwendigen Fachbetriebe. Das ist kein bürokratischer Selbstzweck, sondern schützt Sie: Wer den Auftrag erteilt, haftet auch für die Rechnung.
Deshalb raten wir dringend davon ab, im Mietbereich oder bei Gemeinschaftseigentum eigenmächtig Handwerker:innen zu beauftragen. Melden Sie uns stattdessen den Bedarf, wir kümmern uns um die professionelle Abwicklung inklusive Kostenkontrolle.